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电子会计凭证国家标准（GB/T 37988-2019）全面落地后，企业报销、付款、出入库等原始凭证必须生成符合财政部规范的结构化电子凭证。这对在用 K3 的财务团队是一项硬性工作。
什么是结构化电子凭证
关键区别在结构化三个字。把凭证存成 PDF 或者拍张照片附上去，不是电子凭证，只是电子化的图像。
结构化要求凭证本身携带可被机器解析的字段：凭证号、日期、金额、往来单位、税号等，并且需要支持验签、归档与查验。
具体要做的四件事
一、确认输出格式。标准要求支持 OFD 格式电子凭证的生成、验签、归档与查验。只依赖 PDF 截图或 Excel 附件作为电子凭证的系统，已实质落后于监管要求。
二、检查归档链条。凭证从生成到归档的整个链条上，每一步都要有明确的责任节点和时间戳，且归档后不可随意修改。
三、建立查验机制。归档的电子凭证需要能被查验——包括本单位查验和外部查验（如税务查验）。
四、规划存储与备份。电子凭证的保存期限与纸质凭证一致，存储方案要考虑容量增长和长期可读性。
K3 侧的检查清单
一、确认当前版本是否支持标准要求的输出格式，不支持的话要看是升级还是加装组件。
二、核对凭证模板的字段完整性。很多企业的历史模板缺少标准要求的某些字段，需要补。
三、测试归档流程。先拿一个月的凭证做试归档，验证生成、验签、查验三个环节都能走通，再全面切换。
四、明确责任分工。凭证生成、审核、归档是三个环节，要在系统里配置成不同角色，避免一人全包。
一个容易忽略的点
历史凭证的处理。标准针对的是新增凭证，但如果后续需要调阅历史数据做审计，历史凭证的格式不一致会带来麻烦。建议在切换时同步规划存量数据的处理方式，至少要能按需检索到原始记录。
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